Jeżeli pierwszy raz planujesz imprezę to może się okazać, że jest to nie takie łatwe zadanie, dlatego postaram się podać kilka prostych wskazówek, które pomogą Ci zacząć.

Zostałeś wybrany do zorganizowania imprezy. Może to być 40-lecie ślubu, piknik firmowy, impreza plenerowa na 2 tysiące osób lub zwykłe urodziny dziecka.

Każda impreza jest inna, ale są pewne podobieństwa, które można wykorzystać w procesie planowania. Poniższe porady pomogą Ci zaplanować i zorganizować ten wyjątkowy dzień.

1. Musisz dobrze zrozumieć jaki jest cel imprezy. Urodziny czy rocznice są celem dość oczywistym, ale do organizacji imprezy firmowej czy pikniku rodzinnego potrzebujemy trochę więcej informacji. Upewnij się czy klient na pewno chcę tej imprezy i czego się po niej spodziewa.
2. Dowiedz się ilu uczestników można się spodziewać? Jeżeli jest to impreza cykliczna, to czy będziesz próbował uzyskać większą frekwencję niż w zeszłym roku?
3. Ustal budżet imprezy. To powinno być najważniejsze. Ile można lub ile jesteś skłonny wydać? Czy będziesz zarabiał na wstępie na imprezę (bilety wstępu, darowizny itd.)? Lub Sam za nią zapłacisz.
4. Wybierz datę i miejsce. To się może okazać nie takie proste, jeżeli impreza nie będzie na twoim terenie tylko chcesz ją zorganizować w innym mieście i wybrać hotel lub miejsce w plenerze w zależności od konwencji imprezy i ilości miejsca jaką potrzebujesz. Koniecznie musisz zrobić wizję lokalną tego miejsca razem z osobą odpowiedzialną z Firmy twojego klienta lub Swoim szefem, jeżeli impreza jest dla Twojej Firmy.

Kiedy będziesz wybierał miejsce miej na uwadze następujące aspekty:

a)      Wielkość sali. Czy jest zbyt duża czy zbyt mała? Pamiętaj jeżeli masz obiad na 150 osób należy wziąć pod uwagę dodatkową przestrzeń potrzebną na podium dla gości (VIP-ów), lub jak potrzebujesz miejsce na sprzęt audiowizualny.

b)      Oświetlenie. Subtelne oświetlenie jest miłe i odprężające dla uczestników. Jeśli planujesz spotkanie szkoleniowe w dzień to upewnij się czy możesz dostosować pomieszczenie do wykorzystania rzutników i ekranów tak aby w odpowiedni sposób sala została zaciemniona i umożliwiła przeprowadzenie np. szkolenia.

c)       Parking. Upewnij się czy jest odpowiedni parking dla gości. Czy będą musieli płacić za parking? Jak daleko będą musieli dojść od parkingu do celu?

d)      Energia elektryczna. Jeśli robisz urodziny w domu, po prostu upewnij się czy zapłaciłeś rachunek i sprawdź najbliższe gniazdko. Ale jeśli planujesz dużą imprezę, należy wziąć pod uwagę urządzenia jakie będziesz miał i jakie mają zapotrzebowanie na energię elektryczną. Musisz uzyskać informację od swoich dostawców jakie mają wymagania co do ilości zapotrzebowania w kw, napięcia elektr. oraz w odległości podłączenia do źródła energii.

e)      Telefon. Musisz mieć dostęp do telefonu podczas imprezy? Czy twoi goście potrzebują dostęp? Musisz wiedzieć, że w niektórych miejscach są ograniczenia w zasięgu i w dostępie do telefonii bezprzewodowej.

f)       Internet. Czy goście potrzebują dostęp do Internetu? Dla niektórych może to być ważne.

5.  Działania które musisz podjąć dosyć wcześniej przed datą na którą zaplanowałeś imprezę. Ustalić harmonogram pracy, ustalić terminy konkretnych działań. Musisz ustalić czy są dostępne urządzenia i wszystkie rzeczy, których potrzebujesz na zaplanowany termin imprezy:

a)       Poinformować wstępnie uczestników o dacie imprezy.

b)      Przygotować i wydrukować materiały promocyjne (broszury, zaproszenia, itp.)

c)       Wybrać Firmę cateringową i ustalić menu.

d)      Wybrać dekorację np. kwiaty

e)      Określić potrzeby audio-wizualne.

f)       Określić rodzaj nagłośnienia.

g)      Przygotować program imprezy.

h)      Potwierdzić uczestników.

i)        Przygotowanie materiałów, akcesoriów na imprezę.

j)        Przygotowanie identyfikatorów.

k)      Przygotować materiały, które mają być wysłane na miejsce imprezy.

l)        Dopilnować przygotowań na miejscu imprezy.

m)    Ponownie sprawdzić szczegóły.

n)      Bawić się na imprezie.

6. Musisz wybrać podwykonawców oraz osoby do obsługi imprezy.

a)      Catering

b)      Artyści

c)       Dekoracje

d)      Fotografików

e)      Drukarnie

f)       Pracowników do obsługi

g)      Obsługa Audio-visualna

7. Ustalić, czy potrzebne są specjalne licencje i pozwolenia na organizację Twojej imprezy. To może być cokolwiek: od pozwolenia na odtwarzanie muzyki do zamknięcia głównej ulicy.

8. Public relations. Jak masz zamiar zareklamować imprezę? Czy wydrukujesz zaproszenia w najbliższym punkcie ksero? Czy potrzebujesz zaprojektować profesjonalne broszury i wysłać je do tysięcy potencjalnych uczestników?

Zadaj sobie pytanie, czy chcesz zrobić z tej imprezy wydarzenie medialne? Czy jest coś interesującego dla opinii publicznej np. udostępniasz bezpłatnie urządzenia  do zabaw dla dzieci? Czy na razie wolisz pozostać prywatnie?

Nie wszystkie zawarte tu sugestie będą miały zastosowanie na twojej imprezie, ale niektóre tak i niektóre nie. Ale za pomocą tych porad będziesz mógł stworzyć i poszerzyć swoją własną listę zadań.

Najważniejsze to bądź elastyczny i zdaj sobie sprawę, że na początku nie wszystko pójdzie Ci  zgodnie z planem, ale Ty będziesz jedyną osobą, która o tym wie.

Zrobiłeś już wszystko. Zaplanowałeś i zorganizowałeś imprezę i gdy dojdziesz do tego punktu możesz odpocząć i cieszyć się swoją pracą.

Ale jeśli dojdziesz do wniosku po tym co przeczytałeś, że jest dużo takich elementów z którymi sobie nie poradzisz to lepiej zleć organizację takiej imprezy firmie, która się tym zawodowo zajmuje.

Życzę owocnej pracy i udanych imprez

Marcin F.Sz.

W dniach 01-02.05 uczestniczymy w imprezie „Motocyklowe Mistrzostwa Polski”, które odbędą się na terenie lotniska w Modlinie k/Warszawy, dlatego bardzo chętnie przyjmiemy zlecenie na imprezę po tym terminie czyli 03.05.10. w Warszawie lub jej okolicach.

Dostępne urządzenia:

1. Zjeżdżalnia duża Delfiny                                 

2. Zjeżdżalnia średnia Papugi

3. Zamek dmuchany Żyrafa

4. Suchy basen

5. Kolejka

6. Eurobungee

7. Kule wodne

Osoby zainteresowane proszę o kontakt:  e-mail: bajkoland@bajkoland.kei.pl

Wszystkie kandydatki przechodzą gruntowne szkolenie prowadzone przed doświadczonego trenera Pana Wojciecha Wychowańca.

Działania obejmujące szkolenia są w zakresie organizowanych przez firmę imprez dla dzieci, prowadzonych zabaw i konkursów a także stoisk artystycznych przeznaczonych dla najmłodszych. Kandydatki na stanowisko animatora muszą się wykazać dużą kreatywnością i podchodzeniem do zadanych tematów w sposób elastyczny i bezstresowy. Warsztaty trwają 3 godziny co pozwala wyselekcjonować najlepsze osoby, które w następnym etapie mogą się wykazać bezpośrednio na imprezie. Osoby, które pozytywnie przejdą te dwa etapy szkolenia mogą liczyć na pracę w Bajkolandzie.

Co nam dają szkolenia ?

Bezpośrednie sprawdzenie kwalifikacji poszczególnych osób.

Profesjonalny wybór kandydatów na stanowisko animatora.

Profesjonalne przeprowadzenie imprezy dla dzieci.

Zadowolenie klienta z wykonanej usługi przez Naszą Firmę.

Zainteresowanym firmom z branży eventowej proponujemy przeprowadzenie naboru nowych pracowników oraz ich przeszkolenie co na pewno ułatwi i pomoże w rozwoju firmy.

Ze swojego doświadczenia muszę powiedzieć, że wysoką jakość usług, które proponujemy, zawdzięczamy pracownikom, którzy poddawani są okresowym szkoleniom co pomaga im podnieść kwalifikację a przez to Nasi klienci są zadowoleni z Naszej pracy i zawsze do Nas wracają.  

Zapraszamy do współpracy

Zaświadczenie Sanepidu,
Umowa z organizatorem imprezy lub dzierżawa terenu na ktrym ma się odbyć impreza,
kopia stałego zezwolenia na sprzedaż alkoholu z dowodem uiszczenia opłaty za wydanie zezwolenia .

Opłatę za jednorazowe zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych wnosi się na rachunek gminy przed wydaniem zezwolenia, w wysokości 1/12 rocznej opłaty za poszczególne rodzaje zezwoleń.

Opłata za korzystanie z zezwolenia jednorazowego wynosi:

do 4,5 % zawartości alkoholu oraz piwo – 43,75 zł
powyżej 4,5% do 18% zawartości alkohol – 43,75 zł
powyżej 18 % zawartości alkoholu – 175,00 zł

Informacje dodatkowe:
1. Na sprzedaż napojów alkoholowych podczas organizowanych imprez przedsiębiorcom posiadającym zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych oraz jednostkom Ochotniczych Straży Pożarnych – mogą być wydawane jednorazowe zezwolenia przez Burmistrza po zasięgnięciu opinii gminnej komisji ds. profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych wydawanej w formie postanowienia. Zezwolenia te wydawane są na okres do 2 dni.
2. Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydaje się oddzielnie na następujące rodzaje tych napojów:
a) do 4,5 % zawartości alkoholu oraz piwo
b) powyżej 4,5% do 18% zawartości alkoholu
c) powyżej 18 % zawartości alkoholu.

Termin uzyskania zezwolenia:
Do 30 dni
Z Naszego doświadczenia wiemy:

W małych gminach takie zezwolenie można załatwić nawet w 2 dni, bo jak można sobie wyobrazić festyn bez piwa pod patronatem Burmistrza czy Wójta.

Sanepid – jeszcze nigdy nikt nie wymagał od Nas żadnych dokumentów ale oczywiście na imprezie może być kontrol w proporcji jak 1/100.

Jeżeli impreza trwa 3 dni musisz uzyskać dwa zezwolenia.

Dokumenty jakie trzeba złożyć:
Wniosek – stanowi załącznik nr 1.
Załączniki:

zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS,
umowa potwierdzająca tytuł prawny do lokalu, w którym ma być prowadzona sprzedaż napojów alkoholowych, użytkownika, zarządcy lub administratora budynku, jeżeli punkt sprzedaży będzie zlokalizowany w budynku mieszkalnym wielorodzinnym,
Zaświadczenie z Sanepidu
zaświadczenie o posiadaniu numeru statystycznego REGON,
decyzja o nadaniu (NIP)
oświadczenie o zachowaniu wymogu 50 m odległości od obiektów chronionych według wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszej procedury – dotyczy tylko przedsiębiorców ubiegających się o zezwolenia kat. BC, tj. o zawartości alkoholu powyżej 4,5% do 18% oprócz piwa oraz powyżej 18%,
pełnomocnictwo – w przypadku ustanowienia pełnomocnika wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty skarbowej.

Załączniki można przedłożyć w kserokopii (oryginały do wglądu), za wyjątkiem oświadczenia o zachowaniu wymogu 50 m odległości od obiektów chronionych.

Czy wiecie Państwo kiedy jest święto w klubie piłkarskim ? Myślicie pewnie, że jak drużyna wygra mecz, derby lub zdobędzie mistrza Polski ? A może powiecie nic bardziej błędnego ! Wypłata pieniędzy za transmisje TV to jest święto ! miliony złotych za to dostają przecież ! A Ja pytam się po co? za co ? Może znowu jakiś mecz ustawią a resztą się podzielą ?  na pensje zawodnikom może zabraknąć ale to już nie ich zmartwienie, przecież jakoś to będzie.

Czy taki wizerunek piłki nożnej ma być już zawsze ?

Biorąc dziecko na mecz co możesz mu odpowiedzieć, jak się spyta: tato ! kto wygra ?

Słysząc o tych wszystkich aferach o korupcji i przekrętach w polskiej piłce nożnej, jednostka wyrabia sobie zdanie ale to tylko tyle i generalnie opinia społeczeństwa na nic nie wpływa. Przełomem było wywarcie presji na PZPN-ie, kto ma zostać trenerem reprezentacji i rzeczywiście udało się, żeby tą zaszczytną posadę objął trener Smuda. Ale to już jest koniec sukcesów społeczeństwa. Do póki ktoś sam się nie zetknął z tą kliką, to tylko tyle może powiedzieć co usłyszy i przeczyta i więcej go nie obchodzi.

Moje doświadczenia z klubami piłkarskimi zaczynają się i kończą na Poloni Bytom. W ub. roku na początku sierpnia organizowaliśmy dla tego klubu imprezę plenerową „Dzień z Polonią Bytom”, była prezentacja drużyny, wesołe miasteczko dla dzieci i dodatkowo lokalna kopalnia zrobiła dla swoich pracowników piknik ( było piwo, kiełbaski etc.) Pogoda nie dopisała a pomimo tego przyszła masa ludzi. To było święto !!! Uczestnicy pikniku byli zachwyceni, dzieci wszystkie atrakcje miały za darmo, pracownicy kopalni catering do dyspozycji za który też nie płacili, wszystko jak w bajce. Wielkie zasługi dla klubu można by rzec. Za zorganizowanie imprezy jako sponsorzy laury zbierali P. Dyr. Zając i główny dowodzący P. Marek Pieniążek. I co dalej ? jak tak wszystko pięknie było. Teraz trzeba zapłacić za tą idyllę. Niestety, ale do dnia dzisiejszego wykonawca niniejszego pikniku nie otrzymał pełnego wynagrodzenia za wykonaną usługę.

Teraz kilka pytań:

Kopalnia zapłaciła klubowi za catering ? a jeżeli tak to gdzie są te pieniądze ? Firma cateringowa ich nie otrzymała !

Dlaczego klub obnosi się sponsoringiem wesołego miasteczka, a nie zapłacił za niego ?

Dlaczego P. Dyr. Zając nie odbiera telefonów ?

Dlaczego P. Marek Pieniążek sugeruje dwuznaczne propozycje, a nawet bardzo dobitnie mówi cyt. „Pana pracownik to ku… jakiś nie kumaty, przecież ja też ku… muszę mieć z tego działkę”

Może to nie jest sprawa na miarę afer o których słyszymy, ale dla prywatnego przedsiębiorcy są to duże pieniądze dlatego o tym wszystkim tu piszę i ostrzegam inne firmy, którym by przyszło do głowy cokolwiek wykonać dla tego klubu bez zapłaty z góry.

Wszystkie poszkodowane osoby i firmy prosimy o wpisy na Naszego bloga www.blog.bajkoland.pl

a) Komendanta Powiatowego Policji

b) Komendanta Powiatowego Straży Pożarnej

c) Kierownika Pogotowia Ratunkowego

d) Państwowego Inspektora Sanitarnego
2. Graficzny plan obiektu lub terenu na którym odbywać się będzie impreza, zawierający;
a) oznaczenia dróg dojścia i wyjścia osób, dróg ewakuacyjnych i dojazdowych dla służb ratowniczych.
b) oznaczenie punktów medycznych, punktów z wodą do picia i do celów przeciwpożarowych, punktów informacyjnych.
c) oznaczenie lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów, przyłączy gazu, wody i energi elektrycznej.
d) informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych oraz rozmieszczenie punktów gastronomicznych i sanitariatów.
3. Regulamin obiektu wraz z informacją o udostępnieniu go uczestnikom.
4. Regulamin i program imprezy.
5. Informację o liczbie miejsc dla osób na terenie, gdzie będzie odbywać się impreza w tym informację o ewentualnym uznaniu imprezy o podwyższonym ryzyku oraz informację o liczbie osób, które będą obecne na imprezie określającą stan liczebny, organizację, oznakowanie, wyposażenie i sposób rozmieszczenia służb; porządkowych, informacyjnych;(do służby porządkowej jest przelicznik co najmniej 10 porządkowych na 300 osób i conajmniej 1 porządkowy na każde następne 100). Kiedy impreza jest uznana za ryzykowną przeliczniki te wynoszą; 15 porządkowych na 300 osób i conajmniej 2 na następne 100 osób.
6. Wskazanie osoby reprezentującej organizatora (kierownik do spraw bezpieczeństwa).
7. Pisemną instrukcję mówiącą o zadaniach służb porządkowych oraz warunki łączności pomiędzy nimi.
8. Szczegółowe zasady postępowania w przypadku, kiedy powstanie pożar lub inne zagrożenie.
9. Informację o kamerach rejestrujących obraz i dżwięk.
10. Polisę ubezpieczeniową (imprezy odpłatne).
11. Pisemną zgodę od kierownika jednostki organizacyjnej lasów, Parku Narodowego lub Krajobrazowego (jeżeli impreza będzie odbywała się na terenach będących w zarządzie tej jednostki).