Organizator imprezy zobowiązany jest nie póżniej niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem imprezy złożyć wniosek do Burmistrza Miasta o wydanie zezwolenia na jej przeprowadzenie. Do wniosku należy dołączyć takie dokumenty jak:
1. Plan obiektu lub terenu, na którym odbywać się będzie impreza. Na planie należydokonać.
a) oznaczenia dróg dojścia i wyjścia publiczności, dróg ewakuacyjnych i dojazdowych dla pojazdów ratowniczych.
b) oznaczenia punktów pomocy medycznej, punktów czerpalnych wody pitnej i do celów przeciwpożarowych i punktów informacyjnych.
c) oznaczenia lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów przyłączy gazu, energi elektrycznej, wody.
d) oznaczenia rozmieszczenia punktów gastronomicznych i sanitariatów.
2. Jeśli organizator zainstalował kamery do utrwalania przebiegu imprezy powinien oznaczyć to na planie graficznym.
3. Jeżeli impreza ma być prowadzona na terenach “szczególnych” organizator ma obowiązek.
I.  Uzyskać pisemną zgodę na przeprowadzenie takiej imprezy na terenie np; Parku Narodowego, Krajobrazowego lub Lasów Państwowych.
II.  Organizator ma obowiązek poinformować Komendanta Oddziału Straży Granicznej lub Dowódce Żandarmeri Wojskowej jeżeli impreza będzie przeprowadzana w strefie przygranicznej lub na terenach należących do Ministerstwa Obrony Narodowej.
4. Organizator nie póżniej jak 2 tygodnie przed wystąpieniem do Burmistrza zwraca się do Komendanta Państwowej Straży Pożarnej o wydanie opini w jakim stanie znajduje się obiekt pod względem wymogów dotyczących ochrony przeciwpożarowej. Uprawniona osoba PSP sprawdzi czy;
a) obiekt spełnia odpowiednie warunki prawa budowlanego.
b) czy jest odpowiedni sprzęt ratowniczy i gaśniczy.
c) czy znajdują się punkty czerpania wody do celów przeciwpożarowych.
d) czy są drogi ewakuacyjne i drogi umożliwiające dojazd aut ratowniczych.
Po uzyskaniu opini od PSP organizator musi uzgodnić z komendantem PSP zasady postępowania w razie powstania pożaru lub innego zagrożenia.
5. Organizator zwraca się do Komendanta Policji o wydanie opini która musi zawierać  (podobnie jak opinie Straży Pożarnej i Pogotowia Ratunkowego)  informację o wielkości sił i srodków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy. Funkcjonariusze potrzebować będąinformacji dotyczących liczby osób, liczby miejsc w obiekcie lub na terenie otwartym;  potencjalnych zagrożeń  (uznanie imprezy za imprezę o podwyższonym ryzyku) ; organizacji, wyposażenie oznakowania i rozmieszczenia służb porządkowych.
6. Organizator zwraca się do Państwowego Inspektora Sanitarnego o wydanie opini o stanie danego obiektu pod względem przepisów sanitarnych a przede wszystkim; punktów z wodą do picia, sanitariów oraz punktów gastronomicznych.
7. Organizator zwraca się do Pogotowia Ratunkowego o wydanie opini. Przedstawiciel Pogotowia sprawdzi;
a) czy zapewnione są drogi dojazdowe dla aut ratunkowych.
b) czy istnieją punkty pomocy medycznej i wyposażenie punktu.
8. Organizator imprezy na którą wstęp jest płatny ma obowiązek ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej za szkody, które mogą być wyrządzone uczestnikom imprez masowych. Polisę należy dołączyć do składanego wniosku.
9. Organizator ma obowiązek na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy zwrócić się do Komendanta Policji o udzielenie informacji z rejestru osób objętych zakazem wstępu na imprezy masowe. Uzyskana informacja ważna jest przez 90 dni.
Wymagane dokumenty;
1. Opinie;

a) Komendanta Powiatowego Policji

b) Komendanta Powiatowego Straży Pożarnej

c) Kierownika Pogotowia Ratunkowego

d) Państwowego Inspektora Sanitarnego
2. Graficzny plan obiektu lub terenu na którym odbywać się będzie impreza, zawierający;
a) oznaczenia dróg dojścia i wyjścia osób, dróg ewakuacyjnych i dojazdowych dla służb ratowniczych.
b) oznaczenie punktów medycznych, punktów z wodą do picia i do celów przeciwpożarowych, punktów informacyjnych.
c) oznaczenie lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów, przyłączy gazu, wody i energi elektrycznej.
d) informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych oraz rozmieszczenie punktów gastronomicznych i sanitariatów.
3. Regulamin obiektu wraz z informacją o udostępnieniu go uczestnikom.
4. Regulamin i program imprezy.
5. Informację o liczbie miejsc dla osób na terenie, gdzie będzie odbywać się impreza w tym informację o ewentualnym uznaniu imprezy o podwyższonym ryzyku oraz informację o liczbie osób, które będą obecne na imprezie określającą stan liczebny, organizację, oznakowanie, wyposażenie i sposób rozmieszczenia służb; porządkowych, informacyjnych;(do służby porządkowej jest przelicznik co najmniej 10 porządkowych na 300 osób i conajmniej 1 porządkowy na każde następne 100). Kiedy impreza jest uznana za ryzykowną przeliczniki te wynoszą; 15 porządkowych na 300 osób i conajmniej 2 na następne 100 osób.
6. Wskazanie osoby reprezentującej organizatora (kierownik do spraw bezpieczeństwa).
7. Pisemną instrukcję mówiącą o zadaniach służb porządkowych oraz warunki łączności pomiędzy nimi.
8. Szczegółowe zasady postępowania w przypadku, kiedy powstanie pożar lub inne zagrożenie.
9. Informację o kamerach rejestrujących obraz i dżwięk.
10. Polisę ubezpieczeniową (imprezy odpłatne).
11. Pisemną zgodę od kierownika jednostki organizacyjnej lasów, Parku Narodowego lub Krajobrazowego (jeżeli impreza będzie odbywała się na terenach będących w zarządzie tej jednostki).