Planowanie imprezy – eventu

Jeżeli pierwszy raz planujesz imprezę to może się okazać, że jest to nie takie łatwe zadanie, dlatego postaram się podać kilka prostych wskazówek, które pomogą Ci zacząć.

Zostałeś wybrany do zorganizowania imprezy. Może to być 40-lecie ślubu, piknik firmowy, impreza plenerowa na 2 tysiące osób lub zwykłe urodziny dziecka.

Każda impreza jest inna, ale są pewne podobieństwa, które można wykorzystać w procesie planowania. Poniższe porady pomogą Ci zaplanować i zorganizować ten wyjątkowy dzień.

1. Musisz dobrze zrozumieć jaki jest cel imprezy. Urodziny czy rocznice są celem dość oczywistym, ale do organizacji imprezy firmowej czy pikniku rodzinnego potrzebujemy trochę więcej informacji. Upewnij się czy klient na pewno chcę tej imprezy i czego się po niej spodziewa.
2. Dowiedz się ilu uczestników można się spodziewać? Jeżeli jest to impreza cykliczna, to czy będziesz próbował uzyskać większą frekwencję niż w zeszłym roku?
3. Ustal budżet imprezy. To powinno być najważniejsze. Ile można lub ile jesteś skłonny wydać? Czy będziesz zarabiał na wstępie na imprezę (bilety wstępu, darowizny itd.)? Lub Sam za nią zapłacisz.
4. Wybierz datę i miejsce. To się może okazać nie takie proste, jeżeli impreza nie będzie na twoim terenie tylko chcesz ją zorganizować w innym mieście i wybrać hotel lub miejsce w plenerze w zależności od konwencji imprezy i ilości miejsca jaką potrzebujesz. Koniecznie musisz zrobić wizję lokalną tego miejsca razem z osobą odpowiedzialną z Firmy twojego klienta lub Swoim szefem, jeżeli impreza jest dla Twojej Firmy.

Kiedy będziesz wybierał miejsce miej na uwadze następujące aspekty:

a)      Wielkość sali. Czy jest zbyt duża czy zbyt mała? Pamiętaj jeżeli masz obiad na 150 osób należy wziąć pod uwagę dodatkową przestrzeń potrzebną na podium dla gości (VIP-ów), lub jak potrzebujesz miejsce na sprzęt audiowizualny.

b)      Oświetlenie. Subtelne oświetlenie jest miłe i odprężające dla uczestników. Jeśli planujesz spotkanie szkoleniowe w dzień to upewnij się czy możesz dostosować pomieszczenie do wykorzystania rzutników i ekranów tak aby w odpowiedni sposób sala została zaciemniona i umożliwiła przeprowadzenie np. szkolenia.

c)       Parking. Upewnij się czy jest odpowiedni parking dla gości. Czy będą musieli płacić za parking? Jak daleko będą musieli dojść od parkingu do celu?

d)      Energia elektryczna. Jeśli robisz urodziny w domu, po prostu upewnij się czy zapłaciłeś rachunek i sprawdź najbliższe gniazdko. Ale jeśli planujesz dużą imprezę, należy wziąć pod uwagę urządzenia jakie będziesz miał i jakie mają zapotrzebowanie na energię elektryczną. Musisz uzyskać informację od swoich dostawców jakie mają wymagania co do ilości zapotrzebowania w kw, napięcia elektr. oraz w odległości podłączenia do źródła energii.

e)      Telefon. Musisz mieć dostęp do telefonu podczas imprezy? Czy twoi goście potrzebują dostęp? Musisz wiedzieć, że w niektórych miejscach są ograniczenia w zasięgu i w dostępie do telefonii bezprzewodowej.

f)       Internet. Czy goście potrzebują dostęp do Internetu? Dla niektórych może to być ważne.

5.  Działania które musisz podjąć dosyć wcześniej przed datą na którą zaplanowałeś imprezę. Ustalić harmonogram pracy, ustalić terminy konkretnych działań. Musisz ustalić czy są dostępne urządzenia i wszystkie rzeczy, których potrzebujesz na zaplanowany termin imprezy:

a)       Poinformować wstępnie uczestników o dacie imprezy.

b)      Przygotować i wydrukować materiały promocyjne (broszury, zaproszenia, itp.)

c)       Wybrać Firmę cateringową i ustalić menu.

d)      Wybrać dekorację np. kwiaty

e)      Określić potrzeby audio-wizualne.

f)       Określić rodzaj nagłośnienia.

g)      Przygotować program imprezy.

h)      Potwierdzić uczestników.

i)        Przygotowanie materiałów, akcesoriów na imprezę.

j)        Przygotowanie identyfikatorów.

k)      Przygotować materiały, które mają być wysłane na miejsce imprezy.

l)        Dopilnować przygotowań na miejscu imprezy.

m)    Ponownie sprawdzić szczegóły.

n)      Bawić się na imprezie.

6. Musisz wybrać podwykonawców oraz osoby do obsługi imprezy.

a)      Catering

b)      Artyści

c)       Dekoracje

d)      Fotografików

e)      Drukarnie

f)       Pracowników do obsługi

g)      Obsługa Audio-visualna

7. Ustalić, czy potrzebne są specjalne licencje i pozwolenia na organizację Twojej imprezy. To może być cokolwiek: od pozwolenia na odtwarzanie muzyki do zamknięcia głównej ulicy.

8. Public relations. Jak masz zamiar zareklamować imprezę? Czy wydrukujesz zaproszenia w najbliższym punkcie ksero? Czy potrzebujesz zaprojektować profesjonalne broszury i wysłać je do tysięcy potencjalnych uczestników?

Zadaj sobie pytanie, czy chcesz zrobić z tej imprezy wydarzenie medialne? Czy jest coś interesującego dla opinii publicznej np. udostępniasz bezpłatnie urządzenia  do zabaw dla dzieci? Czy na razie wolisz pozostać prywatnie?

Nie wszystkie zawarte tu sugestie będą miały zastosowanie na twojej imprezie, ale niektóre tak i niektóre nie. Ale za pomocą tych porad będziesz mógł stworzyć i poszerzyć swoją własną listę zadań.

Najważniejsze to bądź elastyczny i zdaj sobie sprawę, że na początku nie wszystko pójdzie Ci  zgodnie z planem, ale Ty będziesz jedyną osobą, która o tym wie.

Zrobiłeś już wszystko. Zaplanowałeś i zorganizowałeś imprezę i gdy dojdziesz do tego punktu możesz odpocząć i cieszyć się swoją pracą.

Ale jeśli dojdziesz do wniosku po tym co przeczytałeś, że jest dużo takich elementów z którymi sobie nie poradzisz to lepiej zleć organizację takiej imprezy firmie, która się tym zawodowo zajmuje.

Życzę owocnej pracy i udanych imprez

Marcin F.Sz.